Subcommissie Controle en Financien

1.a. Opening en mededelingen.
- De voorzitter meldt dat mw. Haage en dhr. Kiewik zich hebben afgemeld.
- De voorzitter geeft aan dat voorafgaand aan deze vergadering het delegatie-overleg over de uitvoering van het contract met de accountant heeft plaatsgevonden. Het concept-verslag hiervan wordt zoals gebruikelijk voor de volgende subcommissievergadering geagendeerd.
- De voorzitter geeft aan dat deze vergadering afscheid wordt genomen van Deloitte als accountant.
- De voorzitter wijst op de planning van de jaarlijkse opdrachtbevestiging aan de accountant (zie bijlage 1 in deze agenda)
1.b. Vaststellen agenda
Behandelvoorstel: Aangeven of u nog wijzigingen op de conceptagenda heeft en vaststellen agenda.

Behandelvoorstel: Aangeven of u vragen/ opmerkingen/ correcties heeft bij het conceptverslag (B2a) en vaststellen verslag. De presentatie van BDO (B2b) is als bijlage bij het verslag gevoegd.

De volgende acties zijn uitgevoerd:
- Uit de vergadering van 09-03-2015, actie 3a FIN: Dhr. De Haan stelt aan HRM, die aandacht zal geven aan integriteit en nadenkt hoe de ‘zachte’ kant van fraude/ M&O steviger kan worden benadrukt, voor ook het aspect klokkenluider daarbij mee te nemen.
Zie bijlage 2c.
- Uit de vergadering van 09-03-2015, actie 3b FIN: Dhr. De Haan zal aan de subcommissie aangeven of het mogelijk is het onderwerp M&O integraal op te nemen in de sectorale beleidsplannen en een verbinding te maken tussen M&O en integriteit.
Zie bijlage 2c.

De volgende acties staan nog open:
– Uit de vergadering van 29-01-15, actie 2 CF: Over de visie van de raad op frauderisico’s en beheersingsmaatregelen zal een procesafspraak gemaakt worden bij behandeling van de nieuwe nota risicomanagement en de audit M&O.
Stavaza: De audit M&O is besproken in de maart-vergadering van de subcommissie, zie bijlage 2c bij het voorgaande actiepunt. De nieuwe nota is nu geagendeerd, zie agendapunt 5.

Behandelvoorstel: Paginagewijs bespreken van het concept-rapport (B4a) en de concept-reactie van het college hierop (B4b). Toelichting door de accountant. Toelichting door of namens de wethouder. Aangeven welke punten u wilt opnemen in het advies van de subcommissie aan de commissies M&S en S&R.

Achtergrond: Jaarlijks bespreekt de subcommissie het (concept)rapport van bevindingen van de accountant over de controle op de gemeentelijke jaarrekening, en de reactie van het college hierop. Na bespreking stelt de accountant het definitieve rapport op. De subcommissie voorziet de commissies M&S en S&R van advies over het rapport. In de bijlage treft u het concept-rapport (B4a), de concept-reactie van het college (B4b) en gemakshalve ook het voorgaande advies van de subcommissie (B4c). Zoals aangegeven in het concept-rapport, is het rapport nog niet volledig, en de verklaring bij de jaarrekening nog niet gereed. Indien de laatste bevindingen daartoe nog aanleiding geven, kan de accountant in de volgende subcommissievergadering van 1 juni ook een toelichting geven.

Behandelvoorstel: Toelichting door of namens de wethouder Financiën. Aangeven of u nog vragen/ opmerkingen heeft bij de herziening van de nota, en of u de commissie M&S van advies wenst te voorzien.

Achtergrond: De huidige nota Weerstandsvermogen en risicomanagement kent een looptijd van 2011–2014. Deze is besproken in de subcommissievergadering van 6 juni 2011, de opmerkingen daarbij waren verwerkt in het advies van de subcommissie aan de commissies inzake de jaarstukken 2011. Op basis van de nota wordt ook jaarlijks de paragraaf ‘Weerstandsvermogen en risicobeheersing’ in de begroting/ planning & control documenten opgesteld. Weerstandsvermogen komt ook aan de orde in de paragraaf ‘Weerbaarheid en wendbaarheid’. Zie verder actie 2 uit de vergadering van de subcommissie 29 januari jl. (verwoord bij agendapunt 2).

Behandelvoorstel: Toelichting door of namens de wethouder Financiën. Aangeven of u nog vragen/ opmerkingen heeft bij de herziening van de nota, en of u de commissie M&S van advies wenst te voorzien.

Achtergrond: De nota Lokale heffingen wordt eens in de vier jaar geactualiseerd. De huidige nota kent een looptijd van 2010-2014.

Behandelvoorstel: Toelichting door of namens de wethouder Financiën. Aangeven of u nog vragen/ opmerkingen heeft bij de nota incl. bijlagen (waaronder het rapport van Team Audit), en of u de commissie M&S van advies wenst te voorzien.

Achtergrond: De nota Verbonden partijen wordt geactualiseerd. In de boardletter 2014 gaf de accountant aan het toezicht op verbonden partijen als een belangrijk onderdeel van de kansen- en risicoanalyse te zien.

Behandelvoorstel: Toelichting door of namens de wethouder Financiën. Aangeven of u nog vragen/ opmerkingen heeft bij het voorstel.

Achtergrond: In de subcommissievergadering van 6 oktober 2014 deed de wethouder de toezegging om een voorstel in de subcommissie te brengen om in gesprek te gaan over het op een hoger plan brengen van de indicatoren in de begroting. De subcommissie suggereerde dit aan de hand van een pilot te doen. Op 24 november 2014 besprak de subcommissie het auditrapport Transparantie begroting en verantwoording. Daarbij kwamen o.a. aan de orde de pilot Zero Based Begroten en het project Managementinformatie 2.0. Stil werd gestaan bij het divergeren van informatie voor diverse doelgroepen en de vraag welke informatie (nog) relevant is gelet op de compactheid van de boekwerken.

Behandelvoorstel: Het jaarplan wordt elke vergadering geactualiseerd. Wijzigingen t.o.v. de vorige versie zijn schuin gearceerd. Alle vergaderingen vinden plaats in Stadhuis 2.16.