Subcommissie Controle en Financien

• De voorzitter meldt dat hieraan voorafgaand het ‘delegatie-overleg’ met de accountant heeft plaatsgevonden.
• De voorzitter geeft aan dat het onderwerp uit het jaarplan ‘evaluatie door Financiën van het proces jaarrekeningcontrole’ niet geagendeerd is vanwege de wisseling van de accountant.
• De voorzitter geeft aan dat de Derde Technische Wijziging 2015 nog niet gereed is. Voorstel van Financiën is om een schriftelijke consultatie te doen, omdat de volgende subcommissievergadering te laat is gelet op de besluitvorming van de raad in 2015. Tevens heeft Financiën input geleverd om de vergadermomenten en cyclusmomenten beter op elkaar te laten aansluiten.

Behandelvoorstel: Aangeven of u nog wijzigingen op de conceptagenda heeft en vaststellen agenda.

Behandelvoorstel: Aangeven of u vragen, opmerkingen of correcties heeft bij het conceptverslag en vaststellen verslag.

Ter kennisname:
– Verzonden Brief subcommissie aan commissies M&S en S&R inzake jaarstukken 2014, jun-15 (B3a, gemakshalve bijgevoegd t.b.v. bespreking bij punt 5).

Ter bespreking:
– Bij punt 4: In van Financiën: Vervolg financiële constructies, sept-15 (B4).
– Bij punt 5: In van de accountant: Concept-Boardletter/Managementletter 2015, sept-15 (B5a).
– Bij punt 5: In van het college: Concept Reactie van het college op de Boardletter/Managementletter, sept-15 (B5b).
– Bij punt 6: In van het college: Programmabegroting 2016, sept-15 (niet bijgevoegd).
– Bij punt 7: In van de Rekenkamer: Controlegat, sept-15 (B7a t/m e).

Behandelvoorstel: Toelichting door Financiën (zie B4). Vervolg op de toelichting zoals gegeven in de subcommissie van 1 juni jl. Zie ook verslag (B2).

Behandelvoorstel: Toelichting door de accountant. Paginagewijs doornemen van de Management/Boardletter (bijlage 5a). Vervolgens een toelichting door of namens de wethouder Financiën op de collegereactie (bijlage 5b). Aangeven of u nog vragen en opmerkingen heeft t.b.v. de definitieve versie, en welke punten u wilt benoemen in het op te stellen advies van de subcommissie aan de commissies M&S en S&R. Stilstaan bij routing.

Achtergrond: jaarlijks stelt de accountant een Boardletter op, op basis van zijn interim-controle over het eerste half jaar. Hierin geeft de accountant eventueel geconstateerde tekortkomingen en mogelijke verbeteringen in de administratieve organisatie van de gemeente weer, met name w.b.t. de daarin besloten interne beheersingsmaatregelen. Omdat boekjaar 2015 het eerste jaar is van de overeenkomst met de nieuwe accountant, heeft de accountant ook een nulmeting uitgevoerd. De resultaten hiervan zijn tevens weergegeven in de Managementletter/Boardletter.

Behandelvoorstel: Toelichting door de voorzitter. Aangeven of u vanuit een a-politieke rol vragen en opmerkingen heeft bij de opzet, vorm en indicatoren van de programmabegroting, en welke punten u wilt benoemen in het op te stellen advies van de subcommissie aan de commissies M&S en S&R.

Achtergrond: De subcommissie heeft eerdere jaren voor diverse zaken aandacht gevraagd en voorgaand jaar haar waardering uitgesproken voor de zaken die opgepakt zijn, zoals de 2e Berap met de peilstokken grondexploitaties. In de juni-vergadering is nog gesproken over de indicatoren, o.a. over de beïnvloedbaarheid en het belang van consistentie en vergelijkbaarheid, mede i.r.t. het nieuwe BBV. Ook werd gesproken over de nieuwe applicatie P&C-cyclus, de programmabegroting 2016 zou via de hierop beschikbaar komen. In juli is er nog een demonstratie van de applicatie in de raad geweest.

Planning advies ad punt 5 en 6: 2-okt concept-advies aan leden subcie; 6-okt reactie leden subcie aan secretaris; 7-okt advies naar cies; 12-okt toelichting voorzitter subcie in MS.

Behandelvoorstel: Toelichting door de secretaris van de Rekenkamer Utrecht. Aangeven of u nog vragen/opmerkingen heeft bij het voorstel zoals dit op 6 oktober a.s. geagendeerd is voor de commissie M&S. Dit onderwerp is enkele keren in de subcommissie besproken, zoals ook geschetst in de ‘context’

Behandelvoorstel: Het jaarplan wordt elke vergadering geactualiseerd. Wijzigingen t.o.v. de vorige versie zijn schuin gearceerd. Alle vergaderingen vinden plaats in Stadhuis 2.16.

T.a.v. het punt ‘Monitoring wijzigingen n.a.v. raadsonderzoek subsidies’ stelt Financiën voor om dit te laten vervallen, omdat het subsidiebureau een RIA plant om de raad integraal te informeren. T.a.v. de aanwezigheid van de wethouder, het is niet gelukt om een moment te vinden waarbij hij wel aanwezig kan zijn.