Subcommissie Controle en Financien

• De voorzitter meldt dat dhr. Peter Struik deze vergadering mw. Den Dunnen vervangt als secretaris-adviseur ivm haar verlof. Dhr. Struik stelt zich voor.
• Op donderdag 5 maart jl. hebben de voorzitter en dhr. Meijer namens de subcommissie, dhr. Samsen als controller van de 3D’s en dhr. Bouman accountant van BDO overleg gehad. Onderwerp is de wijze waarop de gemeente Utrecht omgaat met de facturen ihkv de decentralisaties. De voorzitter geeft een mondelinge terugkoppeling.
  Behandelvoorstel: Aangeven of u nog wijzigingen op de conceptagenda heeft en vaststellen agenda.

Behandelvoorstel: Per pagina conceptverslag doornemen, eventuele correcties benoemen, vaststellen verslag.
De volgende actie is uitgevoerd:
– Uit de vergadering van 29-01-15, actie 1 Financiën: De heer De Haan heeft een sessie gehouden om het programma van eisen voor de applicatie Planning & Control cyclus voor te leggen aan de mensen van budgetmonitoring, waarbij ook raadsleden/fracties zijn uitgenodigd.
– Uit de vergadering van 29-01-15, toezegging 1: De wethouder Financiën zegt toe dat er een brief komt aan de subcommissie vóór de Voorjaarsnota waarin een extract van het plan van aanpak van de nieuwe wet Vennootschapsbelasting opgenomen wordt, evenals een (nadrukkelijk) niet-uitputtende lijst van activiteiten met financiële consequenties. Zie ingekomen stukken.
De volgende acties staan nog open:
– Uit de vergadering van 29-01-15, actie 2 CF: Over de visie van de raad op frauderisico’s en beheersingsmaatregelen zal een procesafspraak gemaakt worden bij behandeling van de nieuwe nota risicomanagement en de audit M&O die beiden geagendeerd worden voor de maart-vergadering van de subcommissie.

U treft het overzicht van de ingekomen/verzonden stukken aan in de bijlage in deze agenda. Aangegeven is welke stukken ter kennisname geagendeerd zijn, welke ter bespreking of ter kennisname tenzij hier vragen/opmerkingen zijn.

Behandelvoorstel: Nadere kennismaking met en presentatie door BDO, incl. plan van aanpak voor de ‘nulmeting’ door BDO; met de heren Rob Bouman en Micha van Arkel. Aangeven of u nog vragen of opmerkingen heeft.

Achtergrond: Op 11 november heeft de raad op advies van de subcommissie ingestemd met gunning van de accountantscontrole van de jaarrekening 2015 t/m 2017 aan BDO accountants. Op 15 januari heeft een ondertekenmoment van de overeenkomst met BDO plaatsgevonden.

Behandelvoorstel: Presentatie door Team Audit over de resultaten van de audit naar Misbruik en Oneigenlijk gebruik (M&O). Toelichting door of namens de wethouder Financiën over de wijze waarop verbetermogelijkheden hieruit zijn en worden opgepakt. Aangeven of u nog vragen of opmerkingen heeft, op welke wijze u geïnformeerd wenst te worden over de verbeteracties, en of u dit rapport ter kennisname wenst door te geleiden naar de commissie M&S.

Achtergrond: In het jaarplan 2013 van Team Audit, dat behandeld is in de subcommissievergadering van 21 januari 2013, was de audit naar M&O opgenomen, welke doorgeschoven was naar het jaarplan 2014. Daarin werd gesteld: “De gemeente heeft geen specifieke procedures misbruik en oneigenlijk gebruik (M&O), omdat de maatregelen tegen M&O zijn opgenomen in de diverse processen van de bedrijfsvoering. Team Audit zal onderzoeken of de gemeente voldoende aandacht heeft voor de risicofactoren en misbruik en oneigenlijk gebruik, in het bijzonder fraude. Naar aanleiding van opmerkingen van de controlerend accountant is toegezegd aan de Subcommissie Controle en Financiën van de gemeenteraad aandacht te besteden aan dit onderwerp.

Behandelvoorstel: Toelichting door of namens de wethouder Financiën. Aangeven of u nog vragen of opmerkingen heeft bij de notitie, en of deze u aanleiding geeft om de commissie M&S van advies te voorzien.

Achtergrond: Met een raadsbrief van 14 juli 2014 (kenmerk 14.044870) informeerde de wethouder de raad over de waardering van maatschappelijk vastgoed. Hierin werd o.a. aangegeven dat in het MPUV 2015 een nadere invulling gegeven zou worden aan de begrippen vastgoed met een maatschappelijke functie, en vastgoed met een bedrijfseconomische functie. Tevens werd ingegaan op de functie van het Stadskantoor.

Behandelvoorstel: Toelichting door of namens de wethouder Financiën. Aangeven of u nog vragen of opmerkingen heeft bij de notitie, en of deze u aanleiding geeft om de commissie M&S van advies te voorzien.

Achtergrond: Op 25 november 2013 besprak de subcommissie de onderwerpen Geldverstrekkingen en Schuldnormering (o.a. EMU-saldo). Naar aanleiding hiervan stelde de subcommissie een advies op voor de commissie M&S d.d. 24 januari 2014.

Behandelvoorstel: Het jaarplan wordt elke vergadering geactualiseerd. Wijzigingen t.o.v. de vorige versie zijn schuin gearceerd. Alle vergaderingen vinden plaats in Stadhuis 2.16.